69 GOUVERNANCE LES ARCHIVES Au cours de l’année 2021, la présence de la fonction archives auprès des départements et services de l’établissement s’est renforcée. L’accent a notamment été mis sur la sensibilisation et la formation, ainsi que sur l’élaboration d’outils de gestion des archives quels que soient leur forme et leur support. Plusieurs actions dans ce domaine doivent être soulignées : ➜ L’animation de quatre ateliers de formation à la gestion des documents bureautiques a été assurée. Ils ont réuni au total une quarantaine de participants. ➜ Plusieurs interventions dans le cadre de groupes de travail, notamment pour la mise en place de la signature électronique, ont permis de sensibiliser aux enjeux et aux objectifs de l’archivage électronique. ➜ Une rubrique consacrée à la gestion des documents bureautiques a été publiée sur l’intranet. Elle propose de nombreuses ressources telles que des guides pratiques et des infographies. ➜ Un accompagnement à la réorganisation d’arborescences de fichiers et à l’élaboration de plans de classement a été proposé. Le service du développement et de la communication, la cellule qualité et expertise, ainsi que plusieurs pôles du secrétariat général ont bénéficié d’un appui pour structurer leurs espaces de stockage numériques. ➜ La collecte, le traitement des fonds et la gestion rationalisée des espaces de stockage sont assurés tout au long de l’année. En 2021, 15 versements ont été transférés aux archives, représentant environ 26 mètres linéaires. Deux campagnes de destruction ont été organisées permettant d’éliminer environ 220 mètres linéaires. Enfin, environ 20 communications à destination des services producteurs ont été effectuées. LA RESTAURATION ET L’HÔTELLERIE L’activité d’hôtellerie et de restauration a été maintenue fermée la majeure partie de l’année. Entre octobre et décembre 2021, dix événements ont cependant pu être accueillis dans le respect des règles sanitaires en vigueur. Un appui technique informatique spécifique a été assuré pour garantir le bon déroulement des séminaires hybrides. Sept des dix événements étaient en lien avec l’activité des départements et services de FEI. L’établissement a par ailleurs accueilli un séminaire des médiateurs académiques ainsi qu’une formation du ministère de l’intérieur. Enfin, les 16 et 17 décembre s’est tenu l’événement d’ouverture de la Présidence française du Conseil de l’Union européenne dans le domaine de l’éducation, rassemblant des responsables de haut niveau des ministères européens de l’éducation. Le contexte sanitaire a provoqué l’arrêt quasi-total de l’activité d’accueil de FEI, ce qui a engendré des conséquences économiques majeures pour ses prestataires de service du secteur de l’hôtellerie-restauration. À la suite de la résiliation du marché de restauration collective à la demande du titulaire, touché de plein fouet par la crise, un marché traiteur, dont les prestations sont entièrement fabri - quées à l’extérieur et livrées à la demande, a été mis en place en octobre 2021. FEI a fait le choix de confier ce marché traiteur à un ESAT, qui assure à la fois la restauration des agents de FEI et des personnes extérieures lors de séminaires. Ce marché est conçu pour répondre aux besoins jusqu’à l’achèvement des travaux de rénovation des espaces de restauration. La période de fermeture de l’hôtellerie a par ailleurs été propice à l’élaboration d’un plan de rénovation des chambres. Il est suivi et réalisé en interne par le pôle infrastructures selon un calendrier défini sur plusieurs années. LES ACTIVITÉS D’ACCUEIL EN 2021 289 nuitées 10 événements Recenser les éventuels dysfonctionnements et mettre à jour l'arborescence Maintenir ET améliorer l’arborescence Identifier les activités et processus du département Hiérarchiser les répertoires, du général au particulier Faire apparaître : date de création * intitulé * type de document * indication de version Se limiter à 5 niveaux de dossiers et sous-dossiers Élaborer une arborescence BIEN Nommer les fichiers Désigner un référent dans chaque département Mettre à disposition des utilisateurs le plan de classement S'assurer que l'arborescence est compréhensible de tous Avoir des noms clairs, simples, précis Se limiter aux abréviations parlantes pour tous LES RÈGLES D'OR DE LA GESTION DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES ORGANISER ET TRIER 1 2 3 Arnaud Delebarre, archiviste de FEI, est à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches. N'hésitez pas à le solliciter !
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